Software für die Betriebskostenabrechnung unterstützt Vermieter und Verwalter dabei, die jährliche Nebenkostenabrechnung (§ 556 BGB) effizient, fehlerfrei und rechtskonform zu erstellen. Im Gegensatz zu manuellen Excel-Tabellen bieten spezialisierte Programme automatisierte Belegerfassung, Verbrauchsverteilung, digitale Archivierung und elektronischen Versand. In diesem Ratgeber lernen Sie alles über Funktionen, Auswahlkriterien, Marktübersicht, Alternativen, Implementierung und häufig gestellte Fragen, damit Sie die optimale Lösung für Ihren Bedarf finden.

Software für Betriebskostenabrechnung Testempfehlung 2025

Für die jährlich anfallende Betriebskostenabrechung brauchen Sie als Vermieter...
Microsoft Excel oder OpenOffice erforderlich

Inhaltsverzeichnis

Die TOP 10 Software für Betriebskostenabrechnung im Überblick
Software für Betriebskostenabrechnung – Ein umfassender Ratgeber
Wesentliche Funktionen spezialisierter Software
Auswahlkriterien und Tipps
Marktübersicht: Beliebte Programme
Alternativen & Open‑Source
Implementierung & Roll‑out
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Brauche ich separate Heizkosten‑Software?
Wie schnell amortisiert sich Profisoftware?
Sind Cloud‑Lösungen sicher?
Fazit
Software für Betriebskostenabrechnung Test bei Stiftung Warentest & Co
Software für Betriebskostenabrechnung Testsieger
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Die TOP 10 Software für Betriebskostenabrechnung im Überblick

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Für die jährlich anfallende Betriebskostenabrechung brauchen Sie als Vermieter eine einfach zu handhabende Vorlage.
Microsoft Excel oder OpenOffice erforderlich

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Ob Mieter oder Vermieter, mit der EASY4 Betriebskostenabrechnungssoftware haben Sie das richtige Tool um ganz einfach Ihre Hausverwaltung und Betriebskostenabrechnung in einem Programm zu erledigen.
Ob Privat oder Gewerblich: Easy4 ist für alle vorliegenden Nebenkostenabrechnungen ausgelegt und unterstützt Sie umfangreich bei Ihrer Hausverwaltung und der Betriebskostenabrechnung.
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Software für Betriebskostenabrechnung – Ein umfassender Ratgeber

Wesentliche Funktionen spezialisierter Software

Moderne Betriebskostenabrechnungsprogramme zeichnen sich durch folgende Kernfunktionen aus:

Mandanten‑ und Objektverwaltung: Verwaltung mehrerer Häuser, Einheiten und Mieter in einer Oberfläche.
Kostenartenstamm: Vordefinierte und frei anpassbare Kostenarten wie Heizung, Wasser, Müll, Hausmeister.
Mieterverwaltung: Wohnflächen, Verteilerschlüssel, Zählerstände und Umlageschlüssel zentral hinterlegen.
Belegerfassung: PDF‑Import, OCR-Scanner oder direkte Schnittstellen zu Banken und Versorgern.
Verbrauchsabrechnung: Automatische Verbrauchsermittlung und Zählerstandsumrechnung.
Formulare und Vorlagen: Gesetzeskonforme Abrechnungsblätter mit Erläuterungstexten nach Vordruck.
Digitale Zustellung: E‑Mail‑Versand, Mieterportal und Drucklisten als PDF.
Reporting & Statistik: Kostenentwicklung, Vorjahresvergleiche, Sparpotenziale.
DATEV‑/ELSTER‑Schnittstellen: Direkte Übergabe an Steuerberater und Finanzamt.

Auswahlkriterien und Tipps

Um die passende Software zu finden, prüfen Sie folgende Aspekte:

Skalierbarkeit: Verwaltungskapazität für Anzahl Objekte, Einheiten und Zähler.
Budgetmodell: Einmalkauf vs. SaaS‑Abonnement (monatlich/jährlich).
Branchenspezifische Module: WEG‑Verwaltung, Miethaus, Gewerbeabrechnungen.
Rechtssicherheit: Automatische Updates bei Gesetzesänderungen (§ 556, HeizkostenV).
Integration: DATEV, ELSTER, Banking, Facility‑Management und Mieterportal.
Support & Schulung: Verfügbarkeit von Hotline, Online-Schulungen und regionalen Partnern.

Marktübersicht: Beliebte Programme

Software	Zielgruppe	Lizenzmodell	Besonderheiten	ab‑Preis (netto)
Immoware24	Verwaltungen	SaaS (mtl.)	App, IoT‑Zähleranbindung	29 €/Monat*
Haufe‑Dataplan WEG & Miethaus	Profis	Kauf + Wartung	Reporting, Rechts‑Updates	ab 1.200 €
DOMUS 4000	Hausverwaltungen	Kauf + Wartung	DATEV‑Schnittstelle	ab 1.500 €
WISO Vermieter:Plus	Privatvermieter	Einmalzahlung	Einfach, ELSTER‑Schnittstelle	39,95 €
IS24 Abrechnung	Gewerblich	SaaS/On‑Premise	Immobilien‑Integration	nach Anfrage
Varial Office	Kleine Verwaltungen	Abo oder Kauf	Abrechnung & Mahnwesen	ab 499 €
Propstack Betriebskosten	PropTech	SaaS (mtl.)	Digitale Prozesse, Mieterportal	49 €/Monat*

*Preise exkl. MwSt; abhängig von Funktionsumfang und Nutzerzahl.

Alternativen & Open‑Source

Excel/LibreOffice‑Vorlagen: Günstig, aber hoher manueller Aufwand.
Odoo Immobilien‑Modul: Integriertes ERP, erfordert Einarbeitung.
Eigenentwicklung (Access/SQL): Maßgeschneidert, aber hoher Pflegeaufwand.

Implementierung & Roll‑out

Anforderungsanalyse: Prozesse und Zyklendauer definieren.
Testphase: Pilotobjekt abrechnen, Datenübernahme prüfen.
Schulung: Anwender (Verwalter, Buchhaltung) trainieren.
Produktivstart: Altdaten migrieren, Erste Abrechnung kontrollieren.
Qualitätssicherung: Feedback‑Schleifen und Dokumentation etablieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Brauche ich separate Heizkosten‑Software?

Viele Anbieter integrieren Heizkostenverteiler-Module. Alternativ können Sie spezialisierte Lösungen wie Techem oder Ista anbinden.

Wie schnell amortisiert sich Profisoftware?

Bei mehr als 50 Einheiten amortisiert sich Zeitersparnis gegenüber Excel meist innerhalb eines Jahres.

Sind Cloud‑Lösungen sicher?

Seriöse Anbieter hosten in ISO‑zertifizierten Rechenzentren, DSGVO‑konform, mit verschlüsselten Backups.

Fazit

Für private Kleinvermieter reicht oft WISO Vermieter:Plus, professionelle Verwalter setzen auf Haufe‑Dataplan oder DOMUS 4000. SaaS‑Anbieter wie Immoware24 oder Propstack bieten schnelle Markteinführung und digitale Prozesse. Analysieren Sie Funktionsbedarf, Budget und Wachstumspläne, um die ideale Lösung für effiziente, rechtssichere Betriebskostenabrechnung zu wählen.

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